Als schoonmaakondernemer kunt u verschillende juridische knelpunten ervaren. Drie belangrijke en veelvoorkomende knelpunten zijn (1) veranderende wet- en regelgeving en de gevolgen van een nieuwe cao voor uw organisatie, (2) te veel personeelsproblemen en (3) het gebrek aan juridische dossieropbouw. Wat nog vrij onbekend is, is dat op het vlak van juridische dienstverlening voor de schoonmaakbranche ook gerobotiseerd wordt. In dit artikel bespreek ik de bovenstaande knelpunten en hoe juridische (ICT-) oplossingen u daarbij kunnen helpen.
Door Wesley Sallé, The Legal Company B.V.
- De ontwikkelingen qua wet- en regelgeving of cao gaan te snel om bij te blijven
De arbeidswet- en regelgeving verandert continu. Ook moet u rekening houden met de nieuwe CAO 2017-2018 voor de schoonmaak- en glazenwassersbranche. Zo zijn er in de nieuwe cao aparte afspraken gemaakt over vakantiekrachten. Bovendien is er een procedure voor het 2e ziektejaar ontwikkeld die de werkgever moet volgen om het loon in het 2e ziektejaar te mogen verlagen van 100% naar 90% van het dagloon. Wanneer u hier niet van op de hoogte bent, kan het zijn dat u onnodig te veel loon doorbetaalt.
Een ander voorbeeld is dat u een proeftijd-afspraak maakt die niet geldig is, omdat u deze bent aangegaan in een contract van maximaal 6 maanden. U zit dan aan de werknemer vast voor de duur van het contract. Het is daarom essentieel om op de hoogte te zijn van alle recente ontwikkelingen en deze in uw organisatie of bedrijf door te voeren. Zo kunt u onnodige schade voorkomen.
Wij begrijpen dat het voor ondernemers lastig is om 100% op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen. Bovendien komt het regelmatig voor dat (cao) afspraken onduidelijk zijn. Situaties als deze zijn gelukkig vrij gemakkelijk op te lossen door u tijdig te laten informeren en bij te staan door juristen.
- Ik wil minder problemen ervaren met mijn personeel
Veel problemen tussen werkgevers en personeel worden veroorzaakt door het gebrek aan (goede) afspraken of gecommuniceerde verwachtingen. Zeker in een arbeidsintensieve branche als de schoonmaakbranche. Als er te veel irritaties ontstaan, escaleert de situatie: ziekmeldingen of verstoorde arbeidsverhoudingen, zodanig dat u of collega’s niet meer met werknemers willen werken of werknemers die niet handelen zoals u zou willen. Als laatste redmiddel wordt dan vaak te snel of onterecht overgegaan tot ontslag (op staande voet), met alle financiële gevolgen van dien voor de werkgever.
“Instructiereglementen zijn van groot belang, maar worden meestal vergeten”
Veel van deze problemen zijn te voorkomen met een goede arbeidsovereenkomst en een personeelsgids. De cao laat namelijk nog genoeg ruimte over om duidelijke en goede afspraken met elkaar te maken in de arbeidsdocumentatie. Bovendien is de cao er niet voor bedoeld om uw afspraken met uw werknemers te vervangen of uw rechtspositie te beschermen.
Naast een goede arbeidsovereenkomst en personeelsgids zijn instructiereglementen van groot belang. Die worden veelal vergeten. Instructiereglementen bestaan uit instructies en voorschriften voor het personeel. Denk aan een ziekteverzuimreglement, een huishoudelijk reglement (hoe te gedragen op objecten) of instructies en voorschriften ten aanzien van alcohol, drugs en medicijnen, social media of autogebruik. In de praktijk merken we dat dit vaak opgenomen wordt in de arbeidsovereenkomst zelf, maar dat is niet aan te raden. De arbeidsovereenkomst mag u slechts in uitzonderlijke gevallen eenzijdig wijzigen, instructiereglementen daarentegen altijd.
- Het lukt niet om goede juridische dossiers op te bouwen en door te pakken
Het opbouwen van volledige juridische personeelsdossiers is essentieel. Zo kunt u altijd terugvallen op gemaakte afspraken en uw standpunten met schriftelijk stukken onderbouwen en bewijzen. Dit bijvoorbeeld indien het niet lukt om een werknemer weer goed te laten functioneren en u hem daarom wilt ontslaan.
Voor het ontslag moet u bij een rechter kunnen aantonen dat er sprake is van tenminste één van de in de wet genoemde ontslaggronden. Denk daarbij aan de veelvoorkomende ontslaggronden disfunctioneren, verwijtbaar gedrag of nalaten of een verstoorde arbeidsverhouding. Heeft u geen juridisch dossier opgebouwd die tenminste één van de ontslaggronden aantoont, dan zal een rechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden. Ook zal de werknemer dan niet geneigd zijn om mee te werken aan een beëindiging met wederzijds goedvinden. Of de werknemer eist in ruil voor zijn medewerking een (veel) hogere ontslagvergoeding dan gebruikelijk.
“Veel problemen zijn te voorkomen met een goede arbeidsovereenkomst”
Maar hoe bouwt u nu een juridisch dossier op? Dit begint bij het maken van schriftelijke afspraken in de arbeidsovereenkomst, de personeelsgids en de instructiereglementen. Zie daarvoor ook knelpunt 2. Door deze stukken weet de werknemer wat er van hem of haar verwacht wordt. Brengt u een werknemer niet op de hoogte, dan kunt u hem of haar niet aanspreken op het niet naleven van instructies of verplichtingen.
Is de werknemer wel door u op de hoogte gebracht en handelt hij in strijdt daarmee? Dan kunt u verder gaan met het dossier opbouwen door daartegen te ageren. Bijvoorbeeld door middel van waarschuwingsbrieven, (ondertekende) gespreksverslagen met afspraken of verslagen van functionerings- of beoordelingsgesprekken. Vergeet ook niet om eventuele bewijsstukken te bewaren, zoals klachten van uw opdrachtgevers of collega’s en de werknemer te vragen naar zijn verklaring. Verder is het van belang om zoveel mogelijk het volgende schriftelijk te communiceren:
- welk gedrag niet acceptabel is (bijv. niet nakomen overeengekomen werktijden), verwijs zoveel mogelijk naar schriftelijke afspraken, instructiereglementen of klachten van derden);
- het gevolg van het gedrag voor de werkgever (risico opzegging opdrachtgever);
- of en zo ja wat de verklaring van de werknemer is (en wat u hiervan vindt);
- wat u in het vervolg van de werknemer verwacht (wel op tijd komen);
- waarschuwen wat de sanctie is als de afspraak wederom niet wordt nagekomen door de werknemer. Bijvoorbeeld een ontslag op staande voet in verband met structureel te laten komen ondanks de waarschuwingen.
Let wel op dat ontslag op staande voet niet zomaar kan, zelfs al heeft u hier terecht voor gewaarschuwd. Neem daarvoor altijd contact op met een jurist. Anders loopt u het risico dat de werknemer met succes een rechter verzoekt om:
(1) terugkeer op de werkvloer mét loondoorbetaling vanaf het ontslag of
(2) een vervangende vergoeding voor de beëindiging van het dienstverband (transitievergoeding, gefixeerde schadevergoeding en billijke vergoeding).
Legal Safe Membership
The Legal Company B.V. biedt ondernemers in de schoonmaakbranche het Legal Safe Cleaning membership; een pragmatische en betaalbare manier om bijvoorbeeld de arbeidsdocumentatie te regelen en het helpen bij dossieropbouw van medewerkers. Via het membership wordt u op de hoogte gehouden van de belangrijkste (juridische) wijzigingen en wordt u voorzien van advies, ook over nieuwe cao-afspraken.
In de ‘Safest’-variant heeft u toegang tot een gespecialiseerd arbeidsjurist in de schoonmaakbranche, zonder daarvoor een aparte factuur te ontvangen. U heeft recht op 12 rechtsbijstandsuren. Het indienen van een rechtsbijstandsverzoek gaat via de online omgeving van The Legal Company B.V. waardoor de jurist direct de benodigde informatie en stukken heeft.
Meer weten? Bekijk de vakpartnerpagina op https://www.cleantotaal.nl/the-legal-company
