Op 2 oktober 2012 publiceerde TenderNed de gunning van de aanbesteding schoonmaak en glasbewassing van de Stichting Protestants-Christelijk Basis- en Orthopedagogisch Onderwijs te Rotterdam. Het betrof hier het dagelijkse en periodiek schoonmaakonderhoud en de periodieke glasbewassing voor diverse objecten van de Stichting PCBO gedurende een vaste contractperiode van 4 jaar met een eenzijdige verlengingsoptie van viermaal 1 jaar. De aanbesteding was onderverdeeld in 3 percelen van elk ca. 15.000 m2 groot. Als gunningscriterium werd zoals tegenwoordig algemeen gebruikelijk, EMVI gehanteerd.
Door John Tabbers (johntabbers@upcmail.nl), onafhankelijk aanbestedingsadviseur.
Dit bericht van gunning trok mijn aandacht door een drietal elementen.
Op de eerste plaats door de prikkelende benaming van het betrokken adviesburo dat zich ‘de kunst van inkopen’ noemt (zie: dekunstvaninkopen.nl).
Op de tweede plaats door het gegeven dat er gekozen werd voor een niet-openbare procedure. Deze vorm van procedure brengt met zich mee dat de bestekvoorwaarden en de diverse aspecten van het onderliggende scoremodel niet of nauwelijks te beoordelen zijn door niet-inschrijvers door het grotendeels ontbreken van gepubliceerde bestekdocumenten. Hoewel deze procedure toegestaan is binnen het kader van de aanbestedingsregelgeving, doet het gebruik ervan de wenkbrauwen fronsen. Zo’n beetje analoog aan het gebruik van Laagste Prijs als gunningscriterium: toegestaan binnen de regelgeving maar neergesabeld door de Codecommissie.
Op de derde plaats door het feit dat elk van de drie percelen gegund is aan een ánder schoonmaakbedrijf (CSU, GOM en Van Leeuwen, bij telkens vier inschrijvingen). Een dergelijke uitkomst –gunning van ieder perceel aan een andere inschrijver- komt zelden voor, behalve in het incidentele geval waarbij vooraf expliciet aangegeven is dat een inschrijver slechts één perceel gegund kan krijgen.
Dit was echter bij deze aanbesteding uitdrukkelijk niet het geval. Meestal zie je als er sprake is van meerdere percelen dat één schoonmaakbedrijf meerdere of alle percelen gegund krijgt op grond van de van toepassing zijnde EMVI-aspekten. Zie bijvoorbeeld het gunningsbericht van Meerwegen Scholengroep te Amersfoort inzake schoonmaakonderhoud, gepubliceerd op Aanbestedingskalender op 18 oktober 2012, waarin te lezen valt dat door 6 tot 9 inschrijvers ingeschreven werd op ieder van de zes percelen en dat voor álle percelen gegund is aan Hago.
Meelezers van de concepttekst van dit stukje gaven als reactie dat zij zich nauwelijks kunnen voorstellen dat een schoonmaakbedrijf per perceel een andere kwaliteit aanbiedt terwijl ook prijstechnisch het verschil per perceel zoals aangeboden door eenzelfde schoonmaakbedrijf, niet groot zal zijn. Hooguit –gelet op geografische verschillen- wat meer reistijd- en aansturingskosten maar verder zal de aangeboden prijs nagenoeg gelijk zijn.
Naar hun mening lijkt het er dan ook (wekt het dan ook de indruk) op dat het een -vooraf bepaalde- bewuste keuze is geweest om de opdracht te verdelen tussen meerdere schoonmaakbedrijven, wellicht op basis van driemaal de goedkoopste aanbieder per perceel. In dat geval zou er de facto gegund zijn op basis van Laagste Prijs in plaats van op EMVI.
Een visie waarvan je rechtop gaat zitten!
Navraag bij ‘de kunst van inkopen’ hoe het kon dat de gunning toegevallen is aan drie verschillende schoonmaakbedrijven, leverde het antwoord op “dat er gebruik is gemaakt van de methode van ‘best value procurement’ waarbij kwaliteit bepalend is bij de beoordeling en er per perceel onderscheid in de aangeboden kwaliteit kan zijn en in de praktijk ook is.”
Ik neem dit voor waar aan maar blijf toch zitten met de discrepantie tussen enerzijds gunning voor ieder perceel aan een verschillend schoonmaakbedrijf en anderzijds gunning voor meerdere of alle percelen aan eenzelfde schoonmaakbedrijf. En dit te meer nu bij deze aanbesteding “kwaliteit bepalend is geweest bij de beoordeling” terwijl bij de aanbesteding van de Meerwegen Scholengroep het aspekt kwaliteit volgens het gunningsbericht een scoregewicht had van 90%.
Ergo, in béide gevallen speelde het aspect kwaliteit een alles overheersende rol maar staan de uitkomsten lijnrecht tegenover elkaar. Kortom, curieus.
Dit brengt mij tot de volgende gedachtensprong.
Door binnen het kader van EMVI te spelen met de aspecten die gewogen worden in het scoremodel is het voor aanbesteders niet al te moeilijk om een ‘gewenste’ uitkomst te verkrijgen bijvoorbeeld -uit oogpunt van risicospreiding- verschíllende schoonmaakbedrijven. Het is dan nog maar een kleine stap verder om een puntenscore toe te kennen aan de bereidheid om tijdens de looptijd van het contract en tegen vooraf overeengekomen condities, de activiteiten voor een niet-gegund perceel over te nemen indien dit op enig moment opportuun zou zijn.
Oftewel: een vriendelijker variant van de gangbare stríkte wachtkamerclausule*.
Mijn advies aan aanbesteders is dan ook: Bepaal vóóraf wat je wilt en zorg er voor -door middel van het ‘spelen’ met de elementen van het scoremodel- dat je krijgt wat je beoogt, zoals een ingevulde wachtkamerclausule!
