Voor veel medewerkers en studenten is de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) hun tweede thuis. Met een schoon en fris gebouw wil de universiteit haar bezoekers, wanneer ze mogen komen, ook in coronatijd dat welkome en veilige gevoel blijven geven.
De RUG wil graag een aantrekkelijke universiteit blijven. Zij hecht daarom veel waarde aan gastvrijheid en hospitality. Want ook schone en opgeruimde collegezalen, werkplekken en toiletten dragen bij aan het gastvrije gevoel. “Aandacht voor mens en gebouw is één van de grotere uitdagingen voor ons in coronatijd,” vertelt Monique Heuvel, medewerker Facilitaire Organisatie van de RUG. “Juist nu bezoek beperkt mogelijk is, willen we onze medewerkers en studenten een warm en met name veilig welkom geven. Een gebouw waar geen aandacht aan besteed wordt, voelt alles behalve fijn voor bezoekers. Reden te meer om er voor te zorgen dat onze gebouwen tiptop in orde zijn.”
Basis voor langdurig partnership
Sinds september 2012 werkt de RUG samen met EW Facility Services. De basis van deze samenwerking zijn de drie pijlers van EW Facility Services: hospitality, wendbaarheid en betrouwbaarheid. Ten tijde van de coronacrisis blijken deze meer dan ooit tevoren van waarde te zijn. Sterker nog, ze vormen een stevige basis voor een langdurig partnership. Want na de Europese Aanbesteding van afgelopen zomer, heeft de RUG ervoor gekozen de samenwerking voor de komende jaren voort te zetten.
Schoonmakers zichtbaarder
De grotere focus op schone entrees, collegezalen, studiezalen, werkkamers, restaurants, toiletten en andere ruimten, betekent ook een andere inzet van EW Facility Services. Zo worden de werkkamers nu dagelijks schoongemaakt in plaats van om de dag en zijn er tevens extra desinfectieronden om alle contactpunten te reinigen. Maar wat wellicht nog de meest in het oog springende verandering is, is dat de schoonmakers nu letterlijk zichtbaarder zijn. “Voorheen moest alles zoveel mogelijk schoon zijn voordat onze medewerkers en studenten kwamen. Sinds corona werken de schoonmaakmedewerkers ook tijdens kantooruren en zijn ze dus meer aanwezig op de werkvloer. Ze hebben een gezicht en naam gekregen en EW Facility Services zorgde voor extra Hospitality Trainingen. De schoonmakers en onze bezoekers hebben daardoor vaker contact. Ze maken een praatje met elkaar, niet alleen de social talk maar bijvoorbeeld ook of onze medewerkers tips of wensen hebben wat betreft het schoonmaakwerk. Dit soort kleine aandachtsmomenten doet iedereen goed. Onze medewerkers en studenten ervaren het als prettig omdat ze zien dat er aandacht is voor hygiëne en ze dus veilig op de universiteit kunnen werken en studeren.”
Wendbaarheid versterkt samenwerking
De coronacrisis vraagt van beide partijen veel wendbaarheid. Zo moest bijvoorbeeld het schoonmaakschema regelmatig bijgesteld worden. Na de eerste corona-uitbraak in maart 2020 werd er naast de normale schoonmaak meerdere malen per dag gedesinfecteerd. Na verloop van tijd kon dat afgebouwd worden tot één keer per dag doordat er veel desinfectiezuilen geplaatst zijn. Daarnaast hebben we een aantal methoden uitgeprobeerd om te signaleren welke ruimtes gebruikt werden. “EW Facility Services is heel flexibel, denkt mee en weet zich perfect aan te passen aan onze wensen. Sterker nog, het heeft onze samenwerkingsband versterkt. We zijn nog meer als een team gaan werken in plaats van klant en opdrachtnemer. Samen werken we gericht aan structurele oplossingen.”
Proactief meedenken
Het teamgevoel uit zich in de praktijk onder meer in meer overlegmomenten. Naast het grote wekelijkse overleg zijn er regelmatig dagelijkse contactmomenten. En hierbij worden niet alleen de schoonmaakwerkzaamheden doorgenomen, maar wordt tevens stil gestaan bij het wel en wee van de schoonmakers zelf. “De lijnen met EW Facility Services zijn kort. Er is nooit gedoe of gezeur. Alles wordt meteen positief aangepakt en ze doen wat ze zeggen. Van beide kanten wordt hard gewerkt om onze faculteit optimaal schoon te maken en te houden. Zo komt EW Facility Services proactief met ideeën om de schoonmaak zo functioneel mogelijk te houden binnen het aantal uren. Zo hebben we bijvoorbeeld over de authentieke houten vloer een nieuwe pvc vloer met houtlook laten leggen. Hout vraagt specifiek onderhoud, pvc is makkelijker schoon te houden en dus hygiënischer. Zij kwamen ook met het voorstel om te gaan schoonmaken met Ozonwater, dat geeft nog betere desinfectieresultaten en is ook nog eens milieuvriendelijk en veiliger voor de medewerkers. En dit voorjaar gaan we de afvalscheiding anders doen. Niet meer bij ieder bureau een afvalemmer, maar per afdeling op een centrale plek één afvalpunt voor gescheiden afval. Dat scheelt afval én maakt efficiënter schoon.”
Vitaliteitsprogramma voor medewerkers
Zowel de RUG als EW Facility Services hebben veel oog voor goed werkgeverschap en de vitaliteit van de, soms oudere, medewerkers. Zo heeft EW Facility Services haar vitaliteitsprogramma “Sterk in je Werk” bij de universiteit geïntroduceerd. Het programma bestaat onder andere uit ergonomie trainingen, coaching, fysiotherapie en een motivatiesystematiek. Met een persoonlijke aanpak wordt gekeken hoe het gaat en wat er nodig is om de medewerkers vitaal en gelukkig te houden. Een mooi laag verzuimcijfer ten opzichte van het landelijke gemiddelde én hoge cijfers voor kwaliteitscontroles laten zien dat het programma ook bij de RUG zijn vruchten afwerpt.
Van twee kanten
De universiteit zelf zit ook niet stil en werkt actief mee om er voor te zorgen dat de schoonmakers zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. In het nieuwe contract is de nadruk gelegd op goed werkgeverschap en oplossingen voor problematieken waar de schoonmakers in hun dagelijkse werk tegenaan lopen. Te denken valt aan het achterlaten van afval en het overmatig bevuilen van de sanitaire ruimtes. “In de afgelopen maanden hebben we de schoonmakers gevraagd om een lijstje te maken met moeilijke schoonmaakpunten. Denk aan bedrading dat in de weg ligt, bureaus die vol liggen met boeken en etensresten. Nu de kantoor- en collegezaalbezetting minimaal is, biedt dat ruimte om dergelijke werkzaamheden samen op te pakken.”
EW Facility Services en de RUG blijven vanuit een goede samenwerking streven naar optimale kwaliteit. Want schoonmaak draagt bij aan het gastvrije gevoel.
