Het consumentenvertrouwen is nog nooit zo snel gedaald en het IMF verwacht een economische krimp van 7% door de corona epidemie. De omzet zal dus na mei 2020 structureel minder worden terwijl de overheidssteun (zoals de NOW regeling) zal wegvallen. Om continuïteit van uw schoonmaakonderneming te garanderen is het daarom van groot belang om proactief te kijken welke juridische (nood)maatregelen u als ondernemer nu al kunt nemen. Deze blog bevat daarom de beste en meest effectieve juridische maatregelen. Regeren is vooruitzien.
Door mr. Hella Vercammen, The Legal Company
Gratis webinar 18 mei over deze juridische acties
Maandag 18 mei van 14.00 tot 15.00 uur zal The Legal Company een gratis webinar verzorgen waarin wij uitgebreider ingaan op onderstaande juridische actiepunten. Wilt u deelnemen aan deze webinar? Schrijft u zich dan hier in!
Actief en strak debiteurenbeheer
De tijd dat degene die het hardst piept bij te late betalingen door debiteuren, de eerste is die betaald krijgt, is helaas weer aangebroken. Een strak debiteurenbeleid zorgt voor een gezonde liquiditeit. Het is hierbij aan te raden niet meteen met een incassobureau te dreigen. Gebruik liever het volgende stappenplan:
- Betalingstermijn verstreken? Stuur binnen een week een vriendelijke betalingsherinnering.
- Bel vervolgens uw klant als betaling een week daarna uitblijft. Persoonlijk contact verhoogt de kans op betaling aanzienlijk en misschien is er vroegtijdig een regeling te treffen.
- Blijft betaling alsnog uit stuur dan een tweede of laatste betalingsherinnering en geef dit duidelijk aan bovenaan in de brief en vermeld er ook bij dat er incassokosten van € x bijkomen als betaling uit blijft. Wees concreet daarin.
- Pas als de klant nog niet betaalt, is het slim om een extern incassobureau in te schakelen. Zij kunnen u helpen met het betaald krijgen van uw factuur. Vraag wel vooraf wat de kosten zijn en of die alsdan verhaald worden op de debiteur.
Aanscherpen algemene voorwaarden en betaaltermijnen debiteuren
Kijk of uw algemene voorwaarden de juiste bepalingen bevatten over bijkomende buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten. Zorg ook dat u uw algemene voorwaarden in de opdrachtbevestiging of in de overeenkomst uiterlijk van toepassing zijn verklaard, anders heeft u er niets aan. Enkel vermelden op de factuur is te laat! Kijk ook goed welke betalingstermijn u standaard in uw facturen en/of algemene voorwaarden vermeldt en bekort deze desnoods. Dit kan alleen indien u geen andersluidende langlopende afspraak heeft gemaakt over de betaaltermijn. Als u zaken doet met de overheid dan geldt inmiddels een wettelijke verkorte termijn van 30 dagen als gevolg van Europese regelgeving en hoeft u dus geen langere termijn te accepteren!
N.B. De wettelijke termijn waarop grote bedrijven de rekeningen van hun mkb-leveranciers moeten betalen, wordt straks ook door de wijziging van de Wet betalingstermijnen grote bedrijven verkort van 60- naar 30 dagen. De ingangsdatum van deze wijziging is echter nog niet bekend.
Factoring
Heeft u geen zin in dat debiteuren gedoe en heeft u er geld voor over om geen debiteurenrisico te lopen en altijd op tijd te kunnen rekenen op uw geld, overweeg dan eens factoring i.c.m. een calamiteiten kredietverzekering. Het is in deze periode van groot belang dat u cash heeft.
Een factoring maatschappij koopt als het ware iedere maand uw debiteuren op en betaald u bijv. 80% daarvan en gaat zelf dan die facturen innen. Met een kredietverzekering beschermt u uw bedrijf tegen de schade die het oploopt door onbetaalde facturen. Een kredietverzekering voorkomt niet dat klanten hun facturen niet betalen, maar de gevolgen vangt de kredietverzekeraar voor u op. Laat wel de kleine lettertjes bij het aangaan van zo’n factoring overeenkomst checken en zeker bij een calamiteiten kredietverzekering. Er wordt vaak van alles uitgesloten en om teleurstellingen te voorkomen is het belangrijk dat u bij het aangaan van zulke overeenkomsten dat goed controleert. Wellicht dat het product voor u geen uitkomst biedt. De corona pandemie zal vast en zeker ergens in verdisconteerd zijn. Ook kan het zijn dat als u in een bepaalde sector zit, u dergelijke overeenkomsten niet eens kunt sluiten of dat er meer niet dan wel gedekt is.
Contractbreuk juridisch aanpakken
Veel ondernemingen zitten nu in de problemen omdat de omzet drastisch gedaald is door Corona. Om die reden wordt er vaak door opdrachtgevers geprobeerd om te besparen door onder langlopende of reeds gesloten contracten uit te komen. Dat is vaak bij contracten die niet essentieel zijn voor het realiseren van omzet, en ook zelf of niet gedaan kunnen worden. Sommige schoonmaakondernemers zwichten voor het tijdelijk ‘pauzeren’ van een contract onder dreiging van volledige opzegging. Dit is echter niet altijd het slimste om te doen en het gaat er ook om onder welke bewoordingen en voorwaarden u daarmee instemt.
Uiteraard is coulance een goed middel om de relatie in stand te houden maar u moet ook opletten dat hier geen misbruik van wordt gemaakt. Als u uit coulance instemt met dat uw contractspartij tijdelijk niet afneemt, betaalt of anderszins nakomt, doe dat dan altijd “onder voorbehoud van alle rechten en weren”. Stel ook de voorwaarde dat het contract dan ook met de periode van opschorting bijv. wordt verlengd. U kunt ook overwegen om (extra) zekerheid te vragen voor een latere nakoming, vooral als het gaat om een betalingsverplichting
Uiteraard heeft u ook het recht om geen coulance te tonen en gewoon nakoming te verlangen. Dan is het relevant of corona een recht geeft aan de wederpartij om op te schorten, de nakoming te staken, de overeenkomst (eerder) te beëindigen. Is dat niet het geval dan is het simpelweg contractbreuk en is het belangrijk dat u een goed dossier opbouwt. Juridische vragen die alsdan een rol spelen, zijn;
- Bestaat opschortingsrecht?
- Is de tekortkoming toerekenbaar?
- Is er wel sprake van overmacht?
- Is er sprake van onvoorziene omstandigheden?
- Is het redelijk en billijk om nakoming te vorderen?
- Is er sprake van schuldeisersverzuim?
Kortom, laat er alstublieft even een jurist naar kijken voordat u reageert of ageert tegen een contractbreuk, maar reageer wel en bouw dossier op voor het geval u onverhoopt voor de rechter staat. Uiteraard wilt u ook niet te veel juridische kosten maken maar een dossieranalyse en een sommatiebrief zijn zo gedaan resp. gemaakt als de zaak of het contract niet te complex is. Het contract belang bepaalt uiteraard ook tot op welke hoogte de juridische kosten redelijk zijn.
Algemene voorwaarden aanpassen
Dit is de tijd waarop u uw algemene voorwaarden crisis-proof kunt maken. In B2B relaties bestaat er veel contractsvrijheid en dus kunt u uw rechtspositie als leverancier, aannemer, verhuurder, dienstverlener, etc. heel goed versterken door uw algemene voorwaarden op een bepaalde manier in te richten. U kunt uw wettelijke en contractuele rechten uitbreiden en ook kunt u bepaalde wettelijke rechten van de wederpartij uitsluiten of beperken. Denk aan het bedingen van eigendomsvoorbehoud, erg belangrijk als uw klant failliet gaat. Dan kunt u de geleverde producten gewoon uit de faillieten boedel halen als uw facturen nog niet betaald zijn. Ook kunt u verrekening,- opschortings- en ontbindingsrechten van uw wederpartij bijv. uitsluiten en ga zo maar door. Uiteraard ook in de algemene voorwaarden de betalingstermijn van de facturen helder regelen en de incassokosten uitdrukkelijk vermelden, mocht betaling uitblijven.
Kortom, pas nu uw algemene voorwaarden aan zodat uw rechtspositie beter is dichtgetimmerd en u altijd daarop kunt terugvallen als dat nodig is. Al is het maar om een sterkere positie te hebben in een onderhandeling. Immers, u probeert er altijd eerst minnelijk uit te komen met uw klant.
Gezamenlijk of eenzijdig personeelskosten verlagen
In plaats van een ingrijpende reorganisatie is het altijd mogelijk om, met instemming van uw personeel, bepaalde personeelskosten terug te brengen. Gelukkig is de werkkosten regeling verruimd dus dat biedt wellicht ook wat extra lucht, maar toch kan het ook nodig zijn om bepaalde kosten te schrappen. Kijk dan natuurlijk wel goed naar de impact die dat heeft op de motivatie onder uw werknemers. Het kan meer kwaad dan goed doen.
Onder bepaalde omstandigheden en bepaalde voorwaarden kunt u ook overgaan tot eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden maar laat u eerst daarover goed adviseren. Daar zitten ook haken en ogen aan maar het is niet onmogelijk.
Reorganiseren na de NOW periode
Verreweg de meest effectieve manier om loonkosten te besparen is het inkrimpen van uw personeelsbestand en deze aan te passen aan de lagere omzet. Ontvangt u NOW subsidie dan is het belangrijk om de aanvraag pas in te dienen na 31 mei 2020. Reorganisatie inzetten tijdens de eerste fase van de NOW-regeling is erg nadelig voor de hoogte van de NOW-subsidie. De ‘straf’ voor het doen van een ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen komt niet in de vorm van een weigering van de NOW-subsidie, maar in de vorm van een boete (=vermindering) op de NOW subsidie. Lees daarover meer in onze blog over NOW en ontslag. Op onze NOW pagina vindt u alle handige informatie bij elkaar.
Minister Koolmees heeft onlangs laten weten dat de NOW regeling zal worden verlengd. Interessante toevoeging daarbij is dat de 150% ‘straf’ voor het ontslaan van werknemers niet meer terug zal komen in de verlengde NOW regeling. De exacte voorwaarden zullen hoogstwaarschijnlijk uiterlijk 1 juni gepresenteerd worden. Daarover zullen we nog nadere kennis delen.
Wanneer is reorganisatie mogelijk?
Een ontslag om bedrijfseconomische redenen is ten eerste mogelijk wanneer er sprake is van een structurele vermindering van uw omzet of van uw werk opdrachten (periode van ten minste 26 weken). Ook wanneer u wegens technische, organisatorische redenen uw personeelsbestand anders wilt organiseren om tot een doelmatigere bedrijfsvoering te komen en daarbij arbeidsplaatsen vervallen.
Daarbij moet er een juiste volgorde gehanteerd worden van wie er als eerste ontslagen moeten worden (afspiegelingsbeginsel). Tevens dient de werkgever aan te tonen dat het niet mogelijk is deze werknemers te herplaatsen in een andere functie. Ook wanneer aan deze vereisten is voldaan blijft het specialistenwerk. Er moet vooral op tijd begonnen worden met een ontslagaanvraag bij het UWV. Wij raden aan om hiervoor zeker 4 tot 5 weken voor uit te trekken en al helemaal wanneer u een OR om advies moet vragen! Begin daarom in mei 2020 al met het vragen van advies en het verzamelen van de nodige documenten etc. als u dit na 31 mei 2020 wilt doorzetten.
Natuurlijk is het altijd beter om het afscheid te regelen middels een sociaal plan i.c.m. met een vaststellingsovereenkomst. Uiteraard kan ook met de juiste aanpak worden voorkomen dat uw personeel door ziekmelding uw reorganisatie frustreert.
Civiele nadeelcompensatie
Overweeg civiele nadeelcompensatie te vorderen van uw gemeente als er sprake is van veel te strenge noodverordeningen. Bijv. uw regio was geen brandhaard van Corona uitbraak maar alles moest dicht en dus ook uw zaak, waardoor uw omzet onnodig is gedaald of uitgebleven. Dit kan een long shot zijn maar mogelijk wel een uitkomst bieden. U kunt daartoe altijd een haalbaarheidsadvies aanvragen bij een jurist.
Verhouding holding en werkmaatschappijen regelen
In tijden waar faillissementen weer op de loer liggen, is het belangrijk om weer even te checken of u wel alles intern tussen uw holding en werkmaatschappijen überhaupt schriftelijk heeft vastgelegd. Denk hierbij aan uw rekening-courant verhoudingen, borgstellingen, leningen aan de werkmaatschappij, verstrekte licenties en verhuur van een bedrijfspand, etc.
En als u overeenkomsten heeft, laat deze dan nog even screenen of deze wel voldoende veiligheid bieden in slechtere tijden en onverhoopte faillissementen van uw werkmaatschappijen. Check of deze situaties schriftelijk voldoende zijn vastgelegd met de juiste zekerheden. Stel verder uw waardevolle activa veilig door deze over te dragen naar bijv. uw holding (wel op zakelijk fiscaal correcte wijze) in goede tijden voor als er straks slechtere tijden aanbreken.
Rechtsvorm en spelregels samenwerking bewust afwegen
Overweeg bij bijv. een eenmanszaak, een maatschap of een VOF om over te stappen naar een B.V. vorm, nu het nog kan. Hiermee beschermt u vele malen beter uw privévermogen voor zakelijke crediteuren. Uiteraard kan het fiscaal onaantrekkelijker zijn maar weeg het op z’n minst tegen elkaar af. Nu wellicht iets meer betalen, maar privé niet aangesproken kunnen worden of nu minder betalen, maar straks alles kwijt zijn.
Mocht u met meerdere aandeelhouders gaan ondernemen in een B.V. controleer dan of er wel een aandeelhoudersovereenkomst wordt gesloten. Daarin zal dan ook voorziening geboden moeten worden tegen slechtere tijden met bijv. afspraken over aanbiedingsplicht in geval van een persoonlijk faillissement of schuldsanering, over dividend uitkeringen en beleid, aanpassen van managementvergoedingen of arbeidsbeloningen in slechtere tijden, extra kapitaalsstortingen of leningen van de aandeelhouders indien onderneming dat nodig heeft, etc.
Vragen of advies?
De bedrijfsjuridische adviseurs van The Legal Company, Clean Totaal vakpartner, zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht en ondernemingsrecht voor de schoonmaakbranche. Mocht u naar aanleiding van bovenstaande vragen hebben of juridisch advies willen? Neem dan contact met ons op door dit contactformulier in te vullen.
