Innovatief aanbesteden kan… en met succes!

Een landelijke verzekeraar hield begin dit jaar een aanbesteding met betrekking tot de schoonmaak van al haar locaties in Nederland. De opdracht die het hiertoe samengestelde tenderteam vanuit de directie mee kreeg was helder en leidde tot een uniek model. Ons redactie raadslid Henk Cornelisse maakte, als onafhankelijk adviseur en directeur van Facility Specialists, deel uit van het tenderteam en Clean Totaal mocht optekenen uit eerste hand. Uit discretie overwegingen is de naam van de opdrachtgever uit dit artikel weg gelaten. 

 

 

Bij deze aanbesteding waren de uitgangspunten: een aanvaardbare werkdruk, goede beleving en technische kwaliteit, kosten transparantie, innovatie, geen werkprogramma’s/frequentie schema’s etc. rekening houdend met reciprociteit. Dit alles onder voorwaarde dat de Code Verantwoordelijk Marktgedrag volledig gerespecteerd zou worden. Immers, de opdrachtgever is een prominent ondertekenaar van deze Code.

Voorts diende de beleving van de schoonmaak zowel door de eindgebruikers als de schoonmakers centraal te komen staan. Daarnaast moesten verantwoordelijkheden zover mogelijk weggelegd worden namelijk daar waar ze horen: bij de schoonmaker.

Het tenderteam bestond vanuit opdrachtgeverzijde uit de senior inkoper, de facility manager, een beleidsadviseur, een vakspecialist en werd ondersteund door Henk Cornelisse (Facility Specialists). Het tenderteam legde verantwoording af aan de directie van de opdrachtgever.

 

 

Het doel van de aanbesteding was om naast een uniek en innovatief concept een kwaliteit optimalisatie te realiseren en alleen op kosten te besparen voor zover dit binnen de Code Verantwoordelijk Marktgedrag verantwoord zou zijn. Dit vergde de nodige creativiteit van het tenderteam om een concept te bedenken wat hieraan volledig voldoet. Maar ook van de inschrijvende partijen, zij moesten op een compleet andere manier naar hun eigen processen kijken.

Hiertoe moest in dit kader gezien vooraf iedere locaties grondig herijkt worden op ruimtesoort zoals deze actueel in gebruik zijn. Dit gold eveneens voor het checken van de afwerkmaterialen. Bovendien moest eventuele leegstand in beeld gebracht worden. Iedere actie in het tender proces moest geplaatst worden in het licht van beleid van opdrachtgever.

 

Het model waar uiteindelijk de aanbesteding op gebaseerd werd is in grote lijnen:

Met name het beschrijven waaraan de schoonmaak per onderdeel qua beleving dient te voldoen, was een behoorlijke uitdaging. Te merken was dat de inschrijvende partijen ermee worstelden hoe zij deze beschrijvingen moesten interpreteren. Het  feit dat er sprake was van het aanbieden van een “zak geld” voor alle werkzaamheden maakte een aantal van de inschrijvende partijen in eerste instantie ook wat onrustig. In dit soort processen is het van groot belang ook goed te luisteren naar de expertise van deze bedrijven. Niet dicteren, maar communiceren. Geen monoloog, maar dialoog. Bestaande onzekerheden/onduidelijkheden wegnemen.

 

Dit geldt met name voor het feit dat het tenderteam een all-in prijs verlangde voor alle schoonmaak gerelateerde werkzaamheden . Geen facturen meer voor allerlei extra werkzaamheden maar alles opnemen in de prijsstelling, behoudens extreme calamiteiten. Geen discussies over wat wel of niet tot de standaard werkzaamheden behoort. De accenten van de gesprekken gingen dan ook over arbeidssituaties en kwaliteit in plaats van geld. Dat was nieuw voor de inschrijvende partijen en hier heeft het tenderteam tijdens de schouwingen en daarna nog menig keer met de inschrijvende partijen over gecommuniceerd. Wat zit er nu wel en wat niet in het all-in concept? Kan het tenderteam nader definiëren wat schoonmaak gerelateerd impliceert? De angst bestond duidelijk van “stel we vergeten iets, wat dan?”

Uit de aanbiedingen van de schoonmaakbedrijven kon het tenderteam opmaken dat zij er in geslaagd zijn de essenties voldoende duidelijk gemaakt te hebben, hetgeen bevestigd werd door de inschrijvende partijen.

 

De aanbiedingen dienden gebaseerd te zijn op een volledige bewoning van de panden. De aanbieding diende derhalve het maximale bedrag aan te geven. Er was een zeer helder protocol vastgelegd over het maandelijks afleggen van verantwoording over de werkelijke kosten versus de maximale kosten en hoe verrekening hierover plaats dient te vinden. Dit in het volste wederzijdse vertrouwen, maar wel controleerbaar. Het aangaan van een meerjaren overeenkomst, de geografische indeling, het niet voorschrijven met welke frequentie en volgens welke methodiek er schoon gemaakt dient te worden betaalde zich in de aanbiedingen uit. Ook het inbedden van alle schoonmaak gerelateerde werkzaamheden in de overeenkomst, hetgeen duurdere regie uurtarieven uitsluit, leidde tot een kosten besparing. Dit in samenhang met de het tenderteam aan de schoonmaakbedrijven geboden gelegenheid zich op te stellen als een echte ondernemer. Niet alles voorkauwen maar ruimte bieden tot eigen initiatieven/inzicht.

 

Voor de opdrachtgever is het van groot belang dat zowel hun interne klanten, het management zelf maar ook de schoonmakers tevreden zijn. Het is om die reden dat er een bonus voor de schoonmakers gekoppeld is aan het bereiken van de overeengekomen scores. De metingen betreffen vooral: de medewerkertevredenheid, klanttevredenheid en managementtevredenheid. Geen malus regeling, ook niet bij de technische kwaliteit metingen. Wel is de sanctie opgenomen dat het schoonmaakbedrijf dat 3x een onvoldoende score behaald de desbetreffende locatie verliest. Deze locatie gaat dan naar de andere partij! Van deze sanctie mogelijkheid hoefde tot dusverre geen gebruik gemaakt te worden. De eerste metingen zijn bemoedigend, doch laten gelijktijdig het verbeter potentieel zien.

 

Van belang is zeker geweest dat de schoonmaakbedrijven vooraf bij een aantal van de locatie managers aan opdrachtgeverzijde hebben geïnventariseerd welke specifieke prioriteiten zij aan de schoonmaak stellen. Dit kan namelijk per locatie/afdeling verschillen. Het is van groot belang dat het schoonmaakbedrijf adequaat op deze wensen inspeelt.

De interne communicatie is dan ook één van de sl
eutels tot succes. Hieraan is veel aandacht besteed, waarbij ook weer de expertise van de schoonmaakbedrijven werd ingeroepen. Mooi staaltje van partnerschap: afdeling communicatie opdrachtgeverzijde tegelijk met de deskundigen/vakbroeders van de geselecteerde schoonmaakbedrijven aan tafel. Openheid in optima forma. De best of both cultures.

Natuurlijk liepen er bij de start ook best wel eens wat zaken niet helemaal crescendo. De interne organisatie van opdrachtgever moest ook wennen aan de nieuwe manier van werken. Juist dan is de optimale communicatie van toegevoegde waarde. Door hier in het voortraject en bij de opstart al veel aandacht aan te besteden trad er in de praktijk begrip op in plaats van irritatie.

 

De gunning is uiteindelijk terecht gekomen bij Hago Next en Asito. Hun visie en aanpak overtuigden het tenderteam het meest. Complimenten komen echter toe ook aan de overige twee partijen die hun locaties verloren. Zij hebben op een volwassen manier bijgedragen aan een soepele overgang . In het tenderdocument stond specifiek een passage opgenomen dat het tenderteam de overstap van medewerkers van het ene naar het andere bedrijf zorgvuldig zou volgen. Deze inspanning hierbij bleek echter minimaal noodzakelijk te zijn. Dat mag ook best gezegd worden.

 

Het tenderteam is er dan ook best trots erin geslaagd te zijn om de formule van dagschoonmaak in combinatie met het belevingsmodel succesvol in de markt gezet te hebben. Helemaal aangezien dit gepaard gaat met verhoging van de arbeidsvreugde voor de schoonmakers, kwaliteitsverhoging en kostenverlaging. Dit kan dus echt! Vaste kosten in plaats van allerlei variabele componenten, en dienovereenkomstige extra factuurstromen , geeft bovendien een forse verlaging van de administratieve belasting. Vermindering van het aantal aanspreekpersonen bij de schoonmaakbedrijven levert een verlaging van de aandacht vanuit het management vanuit opdrachtgeverszijde aan op. Kortom, allerlei win-win situaties.

 

Voor meer informatie: www.facility-specialists.nl

 

Reageren? redactie@www.cleantotaal.nl