Op 31 maart 2020 is de subsidieregeling met een nieuwe kamerbrief van minister Koolmees over de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW) eindelijk gepubliceerd. Er wordt 10 miljard aan subsidie ter beschikking gesteld voor looncompensatie in de periode van 1 maart tot en met 30 mei 2020 door de omzetdaling wegens het coronavirus. Hoe pakt deze regeling uit voor de schoonmaakbranche en welke keuzes moet het schoonmaakbedrijf maken?
Door mr. Hella Vercammen van The Legal Company – Bedrijfsjuridisch adviseur voor de schoonmaak
Hoe ziet de NOW regeling er in het kort uit?
Deze noodregeling belooft ondernemers tot 90% van hun loonkosten te subsidiëren gedurende de maanden maart, april en mei 2020 (zelfs voor hun flexwerkers) wanneer:
1) zij een omzetdaling van minimaal 20% kunnen aantonen over de referteperiode van 3 aaneengesloten maanden tussen 1 maart en 1 augustus 2020. De omzet wordt vergeleken met de gemiddelde kwartaal omzet over 2019 en
2) zij het loon van de werknemers in de maanden maart, april en mei 2020 100% doorbetalen.
Er geldt nog een hele waslijst aan andere voorwaarden waarvan het de bedoelding is om zoveel mogelijk mensen aan het werk te houden, waaronder het zoveel mogelijk gelijk houden van de loonsom en niet te reorganiseren wegens bedrijfseconomische redenen.
Generieke subsidieregeling houdt geen rekening met branches
De 10 miljard staat ter beschikking voor alle in Nederland gevestigde bedrijven die werknemers hebben die in Nederland sociaal verzekerd zijn. De regeling moest heel snel tot stand komen en houdt daarom begrijpelijkerwijze onvoldoende rekening met de specifieke situaties in verschillende branches. Onvoldoende om in te springen op de specifieke liquiditeits- en seizoens-, en andere bedrijfs- en branche gerelateerde onvoorziene situaties. Verder kan het ook zijn dat er nog bepaalde weeffouten in de regeling zitten omdat deze regeling onder zéér hoge tijdsdruk tot stand is gekomen. Al met al lijkt een vrij eenvoudige regeling, maar als subsidieregeling mét een voorschot mechanisme zal het een ingewikkelde uitwerking hebben als niet met de juiste kennis de juiste keuzes worden gemaakt bij de aanvraag.
Vanaf wanneer is de NOW aanvraag mogelijk?
Hoewel er naar wordt gestreefd om de NOW open te stellen voor de subsidieaanvragen op 6 april 2020, staat in de regeling zelf de officiële aanvangsdatum van 14 april 2020. Aangezien er nog weeffouten in de regeling zelf moeten worden rechtgezet, er nog testen uitgevoerd moeten worden op de UWV webapplicatie en het UWV capaciteitsproblemen heeft, reken ik op 14 april 2020. Bovendien moet het UWV nog steeds een groot deel van de meer dan 75.000 werktijdverkortingsaanvragen omzetten naar de NOW aanvraag. Op 3 april a.s. horen we of 6 april 2020 gehaald wordt of niet.
Goede voorbereiding subsidieaanvraag is cruciaal
De datum van 14 april 2020 geeft uiteraard wel de ruimte om de subsidieaanvraag goed voor te bereiden. Dat is geen overbodige luxe. Het UWV neemt de subsidieaanvraag namelijk niet in behandeling zolang deze niet compleet is. Verder is het belangrijk dat u zich beseft dat het om een subsidieaanvraag gaat en niet enkel om een voorschot. Een incomplete of onjuiste aanvraag kan onnodige vertraging opleveren bij de uitkering van het voorschot en zelfs de verlening van de subsidieaanvraag in de weg staan. Een goede voorbereiding is daarom het halve werk en cruciaal.
Tijdstip uitkering voorschot
Het UWV mag na het indienen van de aanvraag vanaf 6 of 14 april 2020, maximaal 13 weken doen over de beslissing om NOW subsidie te verlenen (inclusief bepaling hoogte en uitkering voorschot). Minister Koolmees heeft in zijn brief echter kenbaar gemaakt dat het UWV ernaar zal streven om het eerste deel van het 80% voorschot binnen twee tot vier weken uit te keren ná de indiening van de aanvraag. Al verwacht UWV dat dit voor de meeste bedrijven sneller kan. Laten we hopen dat het UWV de daad bij het woord gaat voegen en inderdaad veel sneller besluit en uitkeert dan na 13 weken.
Loonsom en voorschot in maandelijkse termijnen in plaats van 4 week periodes
Wat belangrijk is voor de schoonmaakbranche is dat de hele regeling en dus ook de berekening van de subsidie en het voorschot is gebaseerd op loonaangiftetijdvakken van hele maanden terwijl het schoonmaakpersoneel vaak per 4 weken wordt uitbetaald.
Zo dient de loonsom, waar de subsidie op gebaseerd wordt, afgeleid te worden van de loonaangifte in de maand januari 2020. Voor schoonmaakondernemers wordt dan gekeken naar de eerste volledige 4-weken periode in 2020. Het is dan van belang dat de loonsom opgehoogd wordt met 8,33% (13/12e) zodat de 4 weken loonsom omgerekend wordt naar maand loonsom.
Die omgerekende maand loonsom is de basis voor de toekenning en berekening van de bevoorschotting van de subsidie conform de verdere NOW formule (afhankelijk van uw percentage omzetdaling). Op het UWV formulier zal men naar alle waarschijnlijkheid kunnen aangeven of er sprake is van een 4 weken loonaangifte.
Verder zal het subsidie voorschot ter dekking van de loonkosten in de maanden maart, april en mei 2020 alleen maar in ten hoogste 3 maandelijkse termijnen betaald worden. Het loopt dus niet gelijk met de 4 weken loonbetalingen.
Ook voor de verplichte berekening en opgave van de werkelijke loonsom achteraf ten behoeve van de subsidievaststelling, moeten schoonmaakbedrijven het betaalde loon opgeven in de derde tot en met de vijfde vierwekenperiode van het jaar. Dat komt neer op de periode van 24 februari tot en met 17 mei 2020 en dit wordt dan weer verhoogd met 8,33%!
Bovenop het bedrag van de loonsom komt in alle gevallen nog een opslag van 30% voor werkgeverslasten, zoals pensioenlasten, vakantiegeld en verzekeringspremies. Deze opslag is voor alle werkgevers gelijk en houdt vanwege de uitvoerbaarheid van de NOW regeling dus geen rekening met de individuele situaties.
Correcties op de loonsom januari 2020
Bij de opgave van de loonsom januari 2020 dienen in bepaalde omstandigheden, door de werkgever correcties op de loonsom te worden doorgegeven aan het UWV. Bijvoorbeeld in het geval dat er uitkeringen worden betaald aan werknemers die via de werkgever wordt uitbetaald of wanneer er toch ná 17 maart 2020 bedrijfseconomische ontslagen hebben plaatsgevonden, etc.
Verplichting om de loonsom zoveel mogelijk gelijk te houden
Zoals gezegd heeft de werkgever de inspanningsverplichting om de lonen zoals gebruikelijk door te betalen. Als de loonsom in maart, februari en april 2020 toch lager uitvalt dan de loonsom van januari 2020, dan heeft dit invloed op de hoogte van de subsidie en moet er wellicht subsidie worden terugbetaald. Ook hier wordt geen rekening gehouden met individuele situaties, bijvoorbeeld als er na januari 2020 werknemers zijn vertrokken.
Deze inspanningsverplichting houdt ook in dat u werknemers met een MUP-contract, zoals min-max, zoals gebruikelijk moet doorbetalen en dus meestal niet alleen voor het minimum aantal uren in het contract. Hoeveel uren u zulke flexibele werknemers verplicht moet doorbetalen is van verschillende factoren afhankelijk. Het aantal uitbetaalde uren in maart, april en mei heeft ook weer invloed op de hoogte van de definitieve subsidie.
Komt het voorschot wel op tijd voor het schoonmaakbedrijf?
De schoonmaak is een arbeidsintensieve sector en dus zijn de hoogste kosten voor de schoonmaakondernemer altijd loonkosten. De maand mei is ieder jaar weer een extra spannende maand qua liquiditeit omdat dan de salarissen zo’n beetje dubbel betaald moeten worden vanwege de vakantiegeld uitkeringen. Dat zal deze mei niet anders zijn en hopelijk komt het eerste van de drie voorschot betalingen dan op tijd. Afgezien van dat het bevoorschottingsbedrag sowieso géén rekening zal houden met de cashdrain van die dubbele salarisbetalingen. Het is gebaseerd op de loonsom van januari 2020. Ik vrees dat er een heel spannend moment in mei aanbreekt. Laten we hopen dat er in de afgelopen jaren voldoende spek op de botten is opgebouwd of dat er voldoende ruimte is gecreëerd door uitstel van loonheffing etc. en dat het voorschot echt op tijd komt vóór de 4 wekenperiode waarin die vakantiegelden moeten worden uitbetaald.
Ik schat in dat het eerste voorschot op de loonkosten subsidie op z’n vroegst ergens rond 1 mei 2020 en op z’n laatst 15 mei 2020 komt, uitgaande van een aanvraag ingediend op 14 april 2020. Dat duurt best nog lang als men bedenkt dat dan de omzet al in maart en april 2020 niet of stukken minder is binnengekomen en de liquiditeitspositie nijpender is. Maar goed, des te belangrijker om nu te starten met de voorbereiding van de aanvraag en deze juist te timen en correct in te dienen!
Wat is een goede timing van de aanvraag?
Van belang is dat schoonmaakbedrijven verder goed nadenken over de omzet referteperioden waarover zij de subsidie aanvragen. Er zijn 3 referte omzetperioden mogelijk: maart-april-mei of april-mei-juni of mei-juni-juli 2020. Men doet er verstandig aan om die referteperiode te kiezen waarin de grootste omzetdaling te verwachten valt. Voor de eerste periode kan men de maand maart al nauwkeurig inschatten maar voor de rest van de maanden blijft dat wellicht nog onduidelijk. Voor sommige bedrijven was maart 2020 nog wel een goede maand maar hebben zij meer last van een na-ijl effect in de omzet door het coronavirus. Achteraf moet de daadwerkelijke omzet over de gekozen referteperiode opgegeven worden. Als men nét de verkeerde referteperiode heeft gekozen kan het voorkomen dat men onnodig subsidie moet terugbetalen.
Denk dus goed na over de timing van uw aanvraag. Als u twijfelt of uw omzet nog verder gaat dalen in de komende maanden dan is het wellicht beter om zelfs nog even te wachten met uw aanvraag.
Vaststelling van de subsidie en strakke termijnen
Binnen 24 weken na afloop van de periode waarover de NOW is toegekend, dient men vaststelling van de subsidie aan te vragen. Hiervoor kan een accountantsverklaring vereist zijn afhankelijk van de grootte van het bedrijf, waarschijnlijk gebaseerd op de omzetcijfers of de loonsom. Dat moet nog verder worden uitgewerkt. Vervolgens zal UWV dan binnen 22 weken na de indiening, een eindafrekening doen.
NOW legal support webpagina en online NOW spreekuur
Zowel bij de eerste aanvraag tot subsidie en voorschot betaling, als bij de tweede aanvraag tot de vaststelling van de subsidie is het inhuren van de juiste expertise geen overbodige luxe. Speciaal voor het bedrijfsleven hebben wij als bedrijfsjuridisch adviseurs een NOW legal support webpagina opgezet. Ook kunt u een online NOW spreekuur aanvragen voor de voorbereiding en begeleiding van uw NOW aanvraag. Uw accountant en loonadministrateur kunnen meedoen aan die online sessie aangezien zij u zullen moeten voorzien van de juiste cijfers.
Bezoek nu de NOW pagina en vraag een adviesgesprek aan.
