In onze praktijk staan we veel schoonmaakondernemers bij die afscheid wensen te nemen van een werknemer. De redenen daarvoor kunnen erg uiteenlopen. U kunt denken aan (herhaaldelijk) liegen, veelvuldig niet of te laat komen, niet opvolgen van werkinstructies, dreigende taal en agressief gedrag richting de leidinggevenden of zelfs diefstal of verduistering. Toch komt het veelvuldig voor dat vastlegging in dossiers onvoldoende is. Hierdoor kan de gewenste vervolgstap van ontslag niet genomen worden. Of, indien daartoe vanuit onwetendheid toch wordt overgegaan, dit een complete verrassing voor de werknemer is. Dit kan tot gevolg hebben dat de werknemer achteraf door een kantonrechter in het gelijk wordt gesteld en u met fikse (proces)kosten achter bent gebleven of wellicht met een werknemer bent blijven zitten met wie de arbeidsrelatie (onnodig) compleet verstoord is. Daarom beschrijven wij hoe dossieropbouw plaatsvindt én wanneer tot ontslag overgegaan kan worden. Dit aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden.
Geschreven door mr. Hella Vercammen van The Legal Company, Clean Totaal Vakpartner
Het Nederlandse ontslagstelstel
Het Nederlandse ontslagstelsel zit zo in elkaar dat opzegging van de arbeidsovereenkomst wegens bedrijfseconomische redenen (verlies opdracht) en na twee jaar ziekte, via het UWV verloopt. Indien de wens om afscheid te nemen bestaat door persoonlijke gronden (disfunctioneren, verwijtbaar gedrag, verstoorde arbeidsrelatie) dan moet de kantonrechter daarvoor toestemming geven. Uiteraard kunnen partijen ook een vaststellingsovereenkomst sluiten om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen. In dit artikel richten wij ons uitsluitend op ontslag wegens persoonlijke gronden en hoe een kantonrechter aankijkt tegen de noodzakelijke opbouw van het dossier.
Kort gezegd moet een kantonrechter er volledig van overtuigd zijn dat er sprake is van minstens één van de persoonlijke ontslaggronden die in de wet staan opgesomd. Dat is een gesloten lijstje dus je kan daar niet zelf een ontslaggrond aan toevoegen. Verder checkt de kantonrechter of er voldoende gelegenheid is geboden aan de werknemer voor herstel van zijn fouten. Ook zal de rechter willen vaststellen of herplaatsing niet meer mogelijk was of in de rede lag. Dit aangezien ontslag als een paardenmiddel wordt gezien en men eerst dient na te gaan of met eenvoudigere maatregelen het probleem ook kan worden opgelost. Daar zit wat in. Als dit allemaal gecheckt is en wanneer alle seinen op groen staan, dan pas zal de kantonrechter ontbinden met inachtneming van de toepasselijke opzegtermijn. Deze toets van de kantonrechter heet ook wel de preventieve toets.
Deze toets zal de rechter niet vooraf maken als er een zodanige dringende (acute) reden is dat het niet langer van u als werkgever gevergd kan worden om de arbeidsovereenkomst nog langer te laten voortduren. U mag dan zelfs gebruik maken van het ontslag op staande voet als ‘laatste redmiddel’. Aangezien dat zeker als een paardenmiddel wordt gezien (de werknemer verliest zijn baan én zijn WW-uitkering), kan de werknemer achteraf vragen aan de rechter om dat te gaan toetsen. De rechter kijkt dan o.a. of die reden wel dringend genoeg was, of u wel duidelijk genoeg heeft gemaakt aan de werknemer vanwege welke feiten of gedragingen hij wordt ontslagen, of u dat ontslag wel snel genoeg heeft gegeven, e.d.. Ook daar zitten dus strenge eisen aan vast, maar die worden alleen ná het ontslag getoetst.
Al met al brengen deze eisen van de voornoemde rechterlijke toetsen met zich mee dat u achteraf moet kunnen aantonen dat u in uw recht stond om ontbinding te vragen of ontslag op staande voet te geven. Immers anders kan de rechter dat ook niet toetsen.
Het opbouwen van een dossier dat de toets der rechters kan doorstaan
Allereerst is het van belang om te beseffen dat het opbouwen van een dossier nooit een doel op zich is. Het belangrijkste is om een werknemer zodanig aan te sturen dat hij functioneert of zich gedraagt zoals dat van hem of haar verwacht mag worden. Lukt dat niet dan is het vastleggen daarvan (opbouwen van een dossier) belangrijk. Dit is overigens niet zo lastig als u wellicht denkt. Het dossier moet simpelweg weerspiegelen dat u er alles aan heeft gedaan om het functioneren, gedrag of de verhouding weer op niveau te krijgen. Als u dat steeds met zuivere intentie doet en de werknemer werkt niet mee dan blijkt dat vanzelf uit het dossier. Dan is het niet zo moeilijk om aan te tonen dat het niet gelukt is en dat er daarom niets anders opzit dan ontslag. Belangrijk punt van aandacht hierbij is dat u altijd moet zorgen dat u uw eigen emoties of die van uw leidinggevenden in toom houdt. Als een rechter merkt dat er sprake is van kwaadwil of ongerechtvaardigde of ongefundeerde ergernis, dan zal dat zich tegen u keren in een ontslagzaak. Belangrijk is om het vooral zakelijk en professioneel te houden. Het is in dat opzicht verstandig om een juridisch adviseur vroegtijdig mee te laten kijken zodat die bijvoorbeeld de emoties uit uw email reacties kan filteren.
Dossieropbouw en ontslag op staande voet
Hetzelfde geldt min of meer voor ontslag op staande voet. Toegegeven, bij een ontslag op staande voet is er niet veel tijd om een dossier op te bouwen nu het ontslag onverwijld (z.s.m.) moet zijn verleend nadat u bekend bent geworden met de situatie. Toch zijn er een aantal (preventieve) stappen die u kunt zetten om uw dossier op te bouwen. Denk aan het al in de arbeidsdocumentatie waarschuwen over de ontslaggevolgen bij bepaald gedrag, het verzamelen van bewijs van de feiten die aanleiding hebben gegeven voor het ontslag, het horen van de werknemer en betrokkenen én, last but not least, het opstellen van een goede ontslagbrief. Daaruit moet namelijk blijken dat gezien de acute, dringende, dreigende situatie er niets anders op zat dan de werknemer een ontslag op staande voet te geven. Verder moet die brief uitermate juridisch compleet zijn opgesteld. Eén foutje in de formulering en de kantonrechter kan het ontslag op staande voet alleen al daarom vernietigen. Stem dit daarom altijd af met een jurist, het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium, minimaal vanaf het moment dat de dringende feiten zich voordoen. Meermaals is voor menig werkgever een succesvol ontslag op staande voet bewerkstelligd of is een situatie afgewend waarin dat alleen maar compleet zou zijn mislukt, met alle (proces)kosten van dien.
Praktijkvoorbeelden
Ontslag op staande voet na meenemen goederen opdrachtgever
Een werknemer werkte voor een schoonmaakbedrijf op het WTC Rotterdam. Op een gegeven moment zag de opdrachtgever op camerabeelden dat deze werknemer goederen in een tas heeft gestopt en later die middag meenam. De tas had hij bedekt met een jas. Ook was te zien dat de werknemer die dag een aantal keer zenuwachtig heen en weer liep naar de tas. Een dergelijk incident gebeurde een dag later ook. Het schoonmaakbedrijf werd hierover geïnformeerd door haar opdrachtgever en deze overwoog ook aangifte te doen.
De werknemer werd daarom door de werkgever uitgenodigd voor een gesprek om hierop te kunnen reageren. In eerste instantie ontkende de werknemer de verwijten. Echter, in hetzelfde gesprek gaf hij een aantal tegenstrijdige reacties. De werknemer had hier geen goede verklaring voor de camerabeelden. Voor het schoonmaakbedrijf zat er daarom niets anders op dan ontslag op staande voet aan te zeggen. Zij kon de werknemer immers niet meer vertrouwen nu de verwijten niet werden ontkracht. Het speelde hierbij extra mee dat in het personeelshandboek al stond aangegeven dat het niet toegestaan was goederen van de opdrachtgever mee te nemen en, als dit wel zou gebeuren, ontslag op staande voet zou volgen. De werknemer was derhalve gewaarschuwd.
De kantonrechter aan wie deze zaak was voorgelegd, liet gelet op basis van de voorgaande feiten, het ontslag in stand. Het speelde ook mee dat schoonmakers zelfstandig te werk gaan, er dus weinig controle mogelijk is waardoor het element vertrouwen extra belangrijk is.
Ontbinding wegens een verstoorde arbeidsverhouding
De werknemer startte een kortgedingprocedure op om zijn werkgever te verbieden hem andere werkzaamheden te laten verrichten dan gebruikelijk als medewerker schoonmaak en hem op te dragen op zondag of in de avonduren te werken. Ook moest de werkgever rekening houden met zijn nevenwerkzaamheden bij een andere werkgever. Deze vorderingen werden echter afgewezen. Na deze uitspraak hebben de werknemer en de werkgever nog met elkaar gesproken. Door de werkgever is aangegeven dat er nog drie opties zijn wat haar betreft:
‘(…) Tijdens het kort geding heeft de rechter reeds een aantal oplossingen om het conflict tussen [*] en u op te lossen. Deze oplossingen hebben wij in het gesprek van 12 oktober nogmaals aan u voorgelegd. De opties zijn derhalve als volgt:
– U gedraagt zich als goed werknemer en stopt de procedures richting uw werkgever. U gaat op een normale manier aan het werk bij de klant en onthoud zich van negatieve uitspraken over [*] richting collega’s en opdrachtgevers.
– U kunt zelf ontslag nemen en op zoek naar een andere werkgever.
– Er is de mogelijkheid tot een minnelijke regeling, welke wij al eerder (maart jl.) aan u hebben voorgesteld, alsmede met uw advocaat hebben besproken afgelopen maandag, 9 oktober jl.
De werknemer was het hier niet mee eens en kondigt aan door te willen gaan met het procederen tegen zijn werkgever. In reactie daarop heeft de werkgever laten weten dat zij meent dat de arbeidsrelatie wat haar betreft dusdanig verstoord is dat er geen vertrouwen is in de voortzetting daarvan. Om die reden start zij een ontbindingsprocedure. De rechter ontbindt de arbeidsovereenkomst vervolgens omdat vrij duidelijk is dat de arbeidsrelatie dusdanig is verstoord dat voortzetting niet mogelijk is. Dit blijkt immers uit alle stukken (o.a. die van het kort geding en het gesprek na de uitspraak) en de houding van partijen tijdens de behandeling van de ontbindingsprocedure. Partijen hebben elkaar zoveel verweten dat ook de werknemer niet kon aangeven hoe het verder moest als hij zou terugkeren.
Conclusie
Dossieropbouw moet er enerzijds voor zorgen dat het voor de werknemer voldoende duidelijk is wat er in alle redelijk verwacht wordt van hem/haar én welke sancties kunnen volgen als hier niet aan wordt voldaan. Anderzijds moet dossieropbouw ervoor zorgen dat u kunt aantonen, dat als het gewenste gedrag of functioneren uitblijft, dit vervolgens een ontslag (op staande voet) rechtvaardigt.
Masterclass dossieropbouw en ontslag op 13 juni 2019
Meer weten over dossieropbouw en ontslag? Op 13 juni a.s. organiseert The Legal Company B.V. de masterclass Dossieropbouw en ontslag waarin er per ontslaggrond (disfunctioneren, verwijtbaar gedrag en de verstoorde arbeidsrelatie) uitgelegd wordt hoe een dossier opgebouwd behoort te worden. Ook de juiste handelswijze van het ontslag op staande voet komt aan bod. We bespreken verder handige tips & tricks en de meest voorkomende fouten. Voor aanmelden en meer informatie bekijk de website www.thelegalcompany.nl, mail info@thelegalcompany.nl of bel 020-3450152.
