Het arbeidscontract is net als ieder juridisch document vaak lastig te begrijpen. Helemaal wanneer het taalniveau achterblijft is het moeilijk om snel informatie terug te vinden. Om dit op te lossen ontwikkelt Visual Contracts -zoals de naam al doet vermoeden- visuele contracten. Dat klinkt eenvoudig, maar het is veel meer dan alleen wat plaatjes invoegen.
Het contact tussen Visual Contracts en Clean Totaal kwam tot stand naar aanleiding van een persbericht van CSU. Het grootste schoonmaakbedrijf van Nederland start in dit jaar met visuele arbeidsovereenkomsten, onder andere om de binding tussen de mensen en de organisatie te bevorderen. Het is de bedoeling dat alle medewerkers, van schoonmaker tot staf, gebruik gaan maken van deze contractsvorm. Dat het niet blijft bij het versimpelen van de tekst en die ondersteunen met heldere afbeeldingen, dat weet Founder van Visual Contracts Lieke Beelen haarfijn uit te leggen.
Legal Design Thinking
“Het principe waarop alles is gebaseerd heet Legal Design Thinking, dit bestaat al enkele jaren maar wordt heel traag omarmd in de juridische wereld. En dan hoor ik nog wel eens dat de schoonmaak conservatief zou zijn”, lacht Beelen. “Het grote voorbeeld is dat Legal Design Thinking heel erg breed toepasbaar is. De eerste test cases waren succesvol, de eerste followers proberen het nu, maar de massa lijkt er nog niet klaar voor, terwijl het heel veel voordelen biedt.”
Iedere opdracht die Visual Contracts binnenkrijgt, begint bij dezelfde vraagstelling: hoe begrijp en ontwerp je deze overeenkomsten en hoe maak je ze voor iedereen begrijpelijk? Dat gaat volgens Beelen van heel basaal en overzichtelijk tot diepgravend. Als voorbeeld haalt ze Airbus aan. Om koploper te zijn in die sector is innovatie een van de allerbelangrijkste peilers. Airbus werkt daarvoor veel samen met start-ups, want die zijn wendbaar, kunnen snel schakelen en denken vaak out-of-the-box. Visual Contracts heeft hiervoor, in samenwerking met haar Duitse collega en legal designer Astrid Kohlmeier en het ‘contract innovators team’ van Airbus, een gebruiksvriendelijke Non-Disclosure Agreement ontwikkeld. Allemaal vanuit de gedachte dat een goede samenwerking begint bij de juiste juridische basis, maar dan begrijpelijk.
Versimpelde tekst voldoende voor begrijpelijkheid arbeidscontract?
Om juridische overeenkomsten begrijpelijker te maken zou je al kunnen starten met het versimpelen van de teksten. Dat beaamt Beelen, maar zonder design kun je een overeenkomst niet in één oogopslag overzichtelijk maken. “En design hoeft ook niet zozeer hoogstaand te zijn. Een tijdlijn werkt vaak al heel verhelderend. Visualisatie geeft over het algemeen de mogelijkheid aan onze hersenen om data sneller te verwerken en het voorkomt verwarring. Tekst is vanuit onze visie ondersteunend aan de visualisatie om meer details of nuance aan te brengen.”
Het klinkt als een zeer interessante businesscase. Voor schoonmaakbedrijven de standaard contracten ombuigen tot een visueel concept over een paar pagina’s. “Dat zou je zeggen, maar het is heel lastig door de omgeving van de juridische wereld en businessperspectief. Het zijn immers documenten die zekerheid en bescherming moeten bieden. Dat is iets waar mensen niet zo snel aan willen porren en sleutelen. Wat we feitelijk aan het doen zijn is het vak aan het herontwerpen middels Legal Design Thinking. Al zijn er gelukkig steeds meer juristen die hier het nut van inzien. Die zijn het erover eens dat de huidige contractvormen soms het doel voorbij schieten.” Legal Design Thinking is dan ook geen doel op zich, maar een middel om iets bereiken: het recht toegankelijker maken door ontwerp of technologie in te zetten.
Rechtsgeldig arbeidscontract?
Alle contracten die met visualisaties zijn opgesteld zijn gewoon rechtsgeldig. De overeenkomst komt immers pas tot stand als de handtekening is gezet wanneer beide partijen begrijpen wat er op papier staat. Dat is waar het contractrecht volgens Beelen om draait. De vorm van het contract is daar slechts een onderdeel van. Al pleit de founder Visual Contracts altijd voor duidelijkheid en begrijpbaarheid. “Daarbij kun je niet voorbij gaan aan de inhoud van een overeenkomst en de clausules die een contract moeten borgen. Onze rol is constant vragen of de informatie echt nodig is en voorts alle behoeftes van alle betrokkenen bij elkaar brengen tot één ontwerp per situatie. Voorts moeten wij iets ontwikkelen dat zo ontworpen is dat het vervolgens ook gebruikt wordt. Immers heeft ieder contract een doel. Dat proces is complex en loopt over veel schijven.”
Terug naar de schoonmaak, daar lijkt een gouden toekomst te liggen voor visuele contracten, al is dit niet zo klip en klaar. Volgens Beelen is de adoptie van visuele contracten lastig. “We hebben een juridische wereld gecreëerd waarin een slecht opgemaakt en groot papierpakket de standaard is. Dat is eigenlijk heel gek. Want een document wat op zijn minst opgemaakt zou zijn met enige visuals ter verduidelijk geeft al aan: ik wil helder communiceren.”
Heldere communicatie
Dat zou de basis van iedere overeenkomst moeten zijn: snappen alle partijen wat er staat, ongeacht afkomst, achtergrond en opleidingsniveau? In de praktijk blijkt dit vooral in arbeidsintensieve sectoren nog wel eens lastig te zijn. Daarom hebben CSU en Visual Contracts elkaar ook gevonden. Het gaat er in de samenwerking overigens niet om dat de contracten gereduceerd worden tot één A4 met heldere informatie. In tegendeel, volgens Beelen hangt alles af van het referentiekader, van de gebruikers van het contract en de inhoud die moet worden opgenomen. “Wat moet er wel en niet worden opgenomen om een betere relatie op te bouwen tussen beide partijen? Daarbij is het aantal pagina’s niet een doel op zich en derhalve niet zo belangrijk. We proberen overeenkomsten altijd zo beknopt mogelijk op te stellen, maar begrijpelijkheid staat op 1. Het klinkt misschien vreemd, maar alleen het toevoegen van witruime zorgt voor extra overzicht en rust in een document. En zelfs dat zie je al niet in de standaard overeenkomsten.”
Inmiddels is Visual Contracts begonnen met het ontwikkelen van software die het mogelijk moet maken om visuele overeenkomsten op maat breed uit te zetten. Het inkloppen van alle gegevens in de nieuwe contractvorm is nu nog handwerk omdat de contracten vanaf de kern zijn herontworpen, maar de voordelen van digitalisering en automatisering daarvan is de volgende stap. Papieren arbeidscontracten met alleen kleine onleesbare lettertjes zijn niet meer van deze tijd, klinkt het beseffend. Wat wel van deze tijd is, zijn overzichtelijke contracten waarin de rechten en plichten helder staan genoteerd. Contracten anno 2030, mogen we wel stellen.
