Van onze partner The Legal Company

2 miljoen NL’se bedrijven in zwaar weer: hoe juridisch hiertegen voor te bereiden?

Volgens onderzoek van kredietbeoordelaar Graydon verkeren zo’ n 2 miljoen bedrijven in financiële moeilijkheden. Dat is ongeveer 60% van het totaal aantal ondernemingen in Nederland. In 2022 kunt u daarom een hoop meer problemen verwachten met uw contractspartijen en klanten. Daarbij kan gedacht worden aan wanprestatie, achterstallige betalingen en verhaalsproblematiek. In deze blog geven wij een overzicht van uw rechten en gaan wij in op preventieve maatregelen die u kunnen beschermen tegen wanpresterende wederpartijen en klanten.

Geschreven door Hella Vercammen, directeur The Legal Company & redactielid Clean Totaal

Hoe kan een schoonmaakondernemer zich weren tegen wanpresterende bedrijven?

Hieronder komen een aantal tips aan bod over hoe een schoonmaakondernemer zich nu goed kan voorbereiden tegen wanpresterende wederpartijen door goede contracten en algemene voorwaarden.

Goede contracten met toepasselijkheidsverklaring

Zorg er ten eerste voor dat u alle hoofdzaken van de overeenkomst zoals prijs, object, beschrijving opdracht of product helder zijn beschreven en dat u de rest regelt in uw algemene voorwaarden. Dat maakt dat uw contracten kort kunnen blijven, maar dat uw rechtspositie goed beschermd is. De algemene voorwaarden moeten dan wel van toepassing zijn op de overeenkomst van u en uw wederpartij. Dat doet u door de algemene voorwaarden letterlijk (schriftelijk) met een zin onder aan uw offerte of opdrachtbevestiging van toepassing te verklaren. Bovendien moet u ze meesturen als pdf in de bijlage van de offerte of opdrachtbevestiging. Dit biedt de meeste zekerheid dat uw betalingsvoorwaarden ook daadwerkelijk rechtsgeldig ingeroepen kunnen worden bij een dispuut.

Algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden regelt u standaard zaken die uw rechtspositie jegens uw klant bij wanprestatie van uw klant of van uw zelf versterken. Denk aan;

• Leveringstermijnen. Zorg dat u altijd bepaalt dat alle levertermijnen die u noemt in de hoofdovereenkomst geen fatale termijnen zijn. Hierdoor bent u minder snel in verzuim en heeft u meer tijd voordat uw klant de order of overeenkomst kan terugtrekken.
• Betalingstermijn. Hanteer bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen. En zorg dat je altijd een voorschot factuur in rekening mag brengen bij twijfel aan de liquiditeit.
• Incassobepalingen. Bepaal wat de gevolgen zijn als er niet (op tijd) wordt betaald. Het is raadzaam om de incassoprocedure te beschrijven in uw algemene voorwaarden en dat de vordering uit handen kan worden gegeven aan een incassobureau, welke incassokosten daarbij horen en dat de wettelijke (handels)rente gaat lopen.
• Eigendomsvoorbehoud. Regel met een eigendomsvoorbehoud clausule extra zekerheid door (producten) te leveren onder eigendomsvoorbehoud. U blijft dan eigenaar van het product, totdat de koper alle achterstallige facturen heeft betaald. Bij een faillissement, kunt u de geleverde producten direct terughalen, mits deze nog in het bezit zijn van uw klant en niet reeds verwerkt zijn in een ander product.
• Aansprakelijkheid beperken. Ten eerste is het belangrijk dat u altijd in de algemene voorwaarden een correct ‘exoneratiebeding’ opneemt. Dit is de bepaling waarmee u de wettelijke risicoaansprakelijkheid en contractuele aansprakelijkheid van uw onderneming tegenover uw contractspartij kunt verkleinen, of zelfs kunt uitsluiten. Als u zaken doet met consumenten moet u hier mee oppassen. Zo’n beding wordt dan vaak ongeldig verklaard. Een exoneratiebeding mag inhoudelijk niet in strijd zijn met de wet (dwingend recht), openbare orde of goede zeden (het is dan nietig) en het mag geen opzet of bewuste roekeloosheid uitsluiten. Zo zijn er nog een paar eisen waar dit beding aan moet voldoen, wil het stand houden bij een rechter.
• Overmacht. Breid de definitie van overmacht uit in de algemene voorwaarden. Wanprestatie is namelijk niet toerekenbaar, als er sprake is van overmacht. Als u overmacht stelt moet u wel bewijzen dat er sprake is van overmacht. Er is niet snel sprake van overmacht, in de zin van de wet. Het begrip overmacht kan dus in de algemene voorwaarden worden opgerekt. Op die manier kunnen te late of gebrekkige toeleveringen van onderdelen, worden toegeschreven aan bijvoorbeeld uw toeleverancier en dus aan overmacht, als u dat van te voren zo heeft bepaald. Het is raadzaam om te bekijken wat de meest voorkomende risico’s zijn van uw bedrijfsvoering waardoor u niet kan leveren. Neem die risico’s dan op in de definitie van overmacht. Als u bijvoorbeeld een vervoerder bent, zou u een diefstal van of defect aan de vrachtwagen onder overmacht willen brengen. Daarbij moet u wel altijd kunnen aantonen dat er ook effectief sprake is van overmacht en dat het een situatie is waaraan u geen schuld heeft (denk aan: je moet je vrachtwagens wel goed onderhouden). Bij diefstal is het overduidelijk dat u geen schuld heeft.
• Onvoorziene omstandigheden. Een voorbeeld van een onvoorziene omstandigheid voor een schoonmaakondernemer is het gebrek aan kredietverlening van de klant. Het kan voorkomen dat de bank in het kader van nieuwe (scherpere) regels en normen de geldkraan dichtdraait. Dit kan ervoor zorgen dat uw klant niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen, maar toch niet wanpresteert en deze ook nog de overeenkomst kan ontbinden. Onvoorziene omstandigheden kunnen niet weg gecontracteerd worden. Uitsluiting van een beroep hierop door uw klant is nietig. Wat u wel kan bepalen van te voren is hoe de schade die door de onvoorziene omstandigheid en het niet betalen van de facturen gedragen wordt. U kunt bepalen dat ieder 50% van de normaal te betalen facturen dan voor zijn rekening neemt. Dat betekent dus dat uw klant nog steeds de helft verschuldigd is. In de rechtspraak is deze verdeling vaker als redelijk beschouwd. Dat wordt ook wel eerlijke nadeelsverrekening genoemd.

De voorgaande opsomming is niet volledig. Het is raadzaam dat u nu uw algemene voorwaarden aan een check onderwerpt en verbetert nu het nog kan. U kunt ook de nieuwe voorwaarden naar al uw lopende klanten toesturen en deze van toepassing verklaren. Uiteraard kan het zijn dat een of twee klanten zich daar succesvol tegen verzetten, maar de meesten zullen dat niet doen en de algemene voorwaarden gewoon accepteren. Dan bent u in elk geval een stuk geruster en beter beschermd bij problemen.

Inkoopvoorwaarden

Uiteraard kan het ook zijn dat u inkoopvoorwaarden krijgt opgelegd. In dat geval is het belangrijk dat u niet klakkeloos die voorwaarden accepteert om maar de opdracht of order binnen te krijgen. Controleer dan altijd de volgende zaken die daarin verstopt kunnen zitten:

• Betalingstermijn van 90 dagen. Dat mag niet. De wettelijke termijn is standaard 30 dagen en maximaal moet uw klant binnen 60 dagen hebben betaald op grond van de Europese richtlijn;
• Opzeggingsbevoegdheid, waarbij de overeenkomst ieder moment kan worden opgezegd terwijl u een hoofdovereenkomst voor 12 maanden heeft ondertekend;
• Intellectuele eigendomsrechten, die worden toegeëigend door de opdrachtgever terwijl u de maker, de bedenker, de auteur, de programmeur, etc. bent;
• Aansprakelijkheid die volledig in volle omvang bij u wordt neergelegd terwijl u daar niet eens verzekerd voor kan zijn.

Leg bij grote orders en belangen altijd de inkoopvoorwaarden eerst voor aan een jurist en durf te onderhandelen over de inkoopvoorwaarden. Vaak leidt dat tot aanpassingen in uw voordeel!

Bent u nieuwsgierig geworden naar meer informatie hieromtrent en wilt u meer advies omtrent het beperken en uitsluiten van bedrijfsmatige aansprakelijkheid, the do’s en don’ts voor schoonmaakondernemers? Op 17 februari 2022 organiseert The Legal Company een gratis lunchsessie over het uitsluiten of beperken van bedrijfsmatige aansprakelijkheid. Voor meer informatie en aanmelden voor de gratis lunchsessie: klik hier.

De ondernemingsjuristen van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht voor de schoonmaakbranche. Voor ondersteuning of advies kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar info@thelegalcompany.nl, te bellen naar 020-3450152 of ons contactformulier in te vullen. We bellen of mailen u dan binnen 24 uur terug.

Wilt u op de hoogte blijven van dit onderwerp en van alle andere relevante actualiteiten voor het bedrijfsleven omtrent arbeidsrecht, contractrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht en juridische tips & tricks ontvangen van onze ondernemingsjuristen? Meld u hier aan voor The Legal Cleaning Alert!